Back-Office · Ringkasan Fitur

ApotekHijau — apa saja yang bisa
dikerjakan di back-office

Dua pintu masuk berbeda pada aplikasi yang sama. Super Admin mengurus platform dan master data yang diwarisi semua apotek; Klien mengurus apoteknya sendiri. Kasir tetap memakai aplikasi PoS terpisah — halaman ini untuk pengelolaan, bukan transaksi.

🛡️
Login 1 · ApotekHijau HQ

Super Admin Sistem

Pemilik platform. Mengurus siapa yang berlangganan, berapa bayarnya, dan katalog obat yang diwarisi seluruh apotek. Tidak menyentuh stok atau transaksi apotek mana pun.

10
halaman
Ringkasan2 halaman
📊Dashboard
Kesehatan langganan seluruh klien hari ini.
  • Empat angka utama: klien berbayar aktif, yang sedang mencoba (trial & demo), MRR bulan berjalan, dan klien menunggak
  • Daftar trial & demo yang berakhir dalam 7 hari, dengan tombol tindak lanjut langsung
  • Pengingat aturan konversi: Demo memakai data contoh dan terhapus saat berakhir; Trial memakai data asli sehingga naik paket tanpa migrasi
💳Langganan & Promo
Tiga tab: Klien · Paket & Harga · Kode Promo.
  • Klien — daftar tenant dengan filter status (aktif, trial, demo, menunggak, suspend), paket, tanggal berakhir beserta sisa hari, dan MRR
  • Buat tenant baru: mulai dari Demo 7 hari, Trial 14 hari, atau langsung Paket 1
  • Paket & Harga — tambah/ubah/hapus paket: harga per bulan, maks outlet, BPJS Fornas, modul gudang. Paket yang masih dipakai klien tidak bisa dihapus
  • Siklus tagihan & diskon bayar di muka — inilah yang dilihat klien di alur upgrade QRIS
  • Kode Promo — diskon persen, potongan rupiah, atau perpanjangan trial; lengkap dengan kuota dan masa berlaku
Master Data5 halaman · diwarisi semua klien
💊Master Obat (KFA)inti
Katalog pusat bersumber Kamus Farmasi & Alat Kesehatan.
  • Tarik data dari KFA Browser, atau impor CSV dengan tahap draf sebelum disimpan
  • Tambah/ubah obat: kode KFA, nama, zat aktif, golongan, satuan atom, kemasan jual, isi per kemasan, HNA, dan HET saran
  • Cari berdasarkan nama, zat aktif, atau kode KFA; saring per golongan
  • Obat yang masih dipakai paket atau promo klien tidak bisa dihapus
  • Perubahan menyebar ke semua klien pada sinkron berikutnya — harga yang sudah ditimpa klien tidak ikut tertimpa
⚠️Aturan Interaksi Obat
Dikurasi apoteker sistem, dipakai kasir secara langsung.
  • Pasangan zat aktif dengan tingkat keparahan: ringan, sedang, atau berat
  • Pesan dan saran tindakan yang muncul di layar kasir
  • Tingkat berat membuat kasir menolak, bukan sekadar memperingatkan
⚖️Master Satuan
Fondasi seluruh perhitungan stok.
  • Tiga jenis satuan: atom (tablet, kapsul, mL, gram), kemasan (strip, box, botol, tube), dan racikan (bungkus)
  • Catatan konversi, mis. 1 strip = 10 tablet
  • Satuan yang sedang dipakai master obat tidak bisa dihapus
🏷️Master Signa
Aturan pakai baku untuk etiket.
  • Kode singkat (3dd1, prn, ue), teks yang tercetak, dan frekuensi per hari
  • Bisa dinonaktifkan tanpa dihapus
  • Klien mewarisi seluruhnya, lalu boleh menambah signa kustom sendiri
🗓️Master Hari Libur
Kalender bawaan sistem.
  • Libur nasional dan cuti bersama beserta jenisnya
  • Diwariskan ke semua klien; klien boleh mematikan yang tidak berlaku bagi mereka
Akun & Staf3 halaman
🛡️Akun Super Admin
Kewenangan penuh — jumlahnya sengaja dijaga sedikit.
  • Tambah super admin baru lewat undangan email dengan 2FA wajib
  • Cabut akun, dengan syarat minimal satu akun tersisa — sistem tidak boleh tanpa pemilik
🔑Akun Admin Sistem
Hak akses lebih rendah, dipilih per akun.
  • Matriks lima kewenangan: kelola master data, lihat langganan, ubah langganan & promo, kelola akun klien, dan membuat admin lain
  • Aktifkan atau nonaktifkan akun tanpa menghapusnya
🏪Klien & Stafnya
Jendela ke dalam tenant untuk keperluan dukungan.
  • Daftar apotek klien beserta akun staf di dalamnya
  • Bantuan pemulihan akses tanpa perlu meminta kata sandi pengguna
Batas yang dijaga. Super admin mengatur katalog, paket, dan akun — bukan stok, harga jual, atau transaksi apotek. Setiap apotek tetap memegang angka bisnisnya sendiri.
🏪
Login 2 · Pemilik apotek

Klien Back-Office

Owner dan manajemen apotek. Mengurus katalog dan harga sendiri, stok, gudang, staf, jam buka, hingga langganannya. Sebagian menu terkunci mengikuti paket.

19
halaman
Ringkasan2 halaman
📊Dashboard
Konsolidasi seluruh outlet hari ini.
  • Penjualan hari ini semua outlet, jumlah shift yang sedang berjalan, promo aktif, dan obat menipis
  • Panel shift berjalan per outlet beserta nilai penjualannya
  • Panel stok di bawah minimum, dengan pintasan langsung ke defekta
🕐Laporan Shift
Setiap rupiah punya pemilik shift.
  • Daftar shift semua outlet, bisa disaring per outlet
  • Ringkasan kas — modal awal, penjualan tunai net, kas masuk dan keluar, setoran seharusnya, dan selisih penutupan
  • Detail transaksi per shift — nomor, jam, metode bayar, item, dan status sinkron
  • Selisih minus yang berulang pada petugas yang sama ditandai otomatis
Katalog & Harga6 halaman · semua paket
💊Daftar Obatsemua paket
Katalog warisan KFA, diatur ulang untuk apotek sendiri.
  • Tetapkan harga jual sendiri — menimpa HET saran tanpa mengubah master
  • Atur stok minimum dan maksimum per obat; inilah dasar defekta
  • Matikan obat yang tidak dijual, per outlet
  • Pencarian nama atau zat aktif, dengan saringan golongan
🧮Stok & Live SOsemua paket
Tiga tab: Stok · Live Stock Opname · Master SO.
  • Stok tampil dalam dua satuan sekaligus, mis. 42 strip + 3 tablet, beserta nilai persediaannya
  • Penyesuaian stok dengan alasan wajib
  • Opname tanpa menutup apotek — kasir tetap berjualan, angka harapan dihitung ulang secara langsung sehingga selisih yang muncul adalah selisih sungguhan
  • Selisih di bawah toleransi disesuaikan otomatis; sisanya butuh alasan dan persetujuan Owner atau Manajer
  • Yang menghitung bukan yang menyetujui — pemisahan tugas dipaksakan sistem
  • Master SO: ambang toleransi, kelola area/rak, dan penempatan obat ke area
📇Kartu Stoksemua paket
Riwayat setiap butir yang masuk dan keluar.
  • Sembilan jenis pergerakan: penjualan kasir, penerimaan, retur, penghapusan, penyesuaian, opname, transfer keluar, transfer masuk, dan stok awal
  • Saldo sesudah setiap baris, plus nomor dokumen asalnya
  • Baris dari kasir yang masuk secara langsung ditandai ⚡
  • Transfer antar outlet selalu tampil dua sisi dengan nomor yang sama
📦Paket Obatsemua paket
Bundel kurasi yang dijual sebagai satu baris di kasir.
  • Rakit isi paket dari katalog, lalu tetapkan harga paket yang lebih murah dari jumlah satuannya
  • Batas pemakaian bila diperlukan
  • Riwayat pemakaian: transaksi mana, outlet mana, petugas siapa
🎁Promosemua paket
Empat mekanik yang dihitung otomatis oleh kasir.
  • Diskon persen · potongan rupiah · beli-X-gratis-Y · potongan minimal belanja
  • Sasaran bisa satu obat, satu paket, atau seluruh transaksi
  • Kuota, masa berlaku, dan cakupan outlet; bisa dihentikan sewaktu-waktu
  • Golongan Keras dan Prekursor tidak pernah bisa dipromokan
  • Satu item hanya kena satu promo terbaik; potongan tampil terbuka di struk
🏷️Konfigurasi Signasemua paket
Etiket yang konsisten di seluruh outlet.
  • Pakai warisan master, matikan yang tidak dipakai
  • Tambah signa kustom yang hanya muncul di kasir apotek sendiri
Gudang7 halaman · fitur Paket 3
📥Defekta🔒 paket 3
Usulan pengadaan yang lahir dari angka stok.
  • Semua obat yang stoknya di bawah minimum, dengan saran jumlah pesan sampai ke maksimum
  • Centang beberapa obat sekaligus, lalu ubah menjadi Purchase Request dalam satu ketukan
📝Purchase Request🔒 paket 3
Permintaan internal sebelum uang keluar.
  • Dibuat dari defekta atau diketik manual
  • Alur menunggu → disetujui atau ditolak → menjadi PO
  • Jejak siapa mengajukan dan siapa menyetujui
📄Purchase Order & Supplier🔒 paket 3
Pesanan resmi ke PBF.
  • PO dengan HNA per item, PPN, subtotal, dan total; status draf, terkirim, sebagian, selesai
  • Data supplier: nomor izin PBF wajib — sistem menolak supplier tanpa izin
  • Termin pembayaran (TOP); supplier yang punya riwayat PO tidak bisa dihapus, hanya dinonaktifkan
🚚RO & Penerimaan🔒 paket 3
Satu-satunya pintu masuk stok dari supplier.
  • Jadwal kedatangan (RO); satu PO boleh datang bertahap
  • Terima barang: qty diterima dan qty ditolak, nomor batch dan ED wajib dicatat
  • Yang ditolak otomatis menjadi retur penerimaan — barangnya tidak pernah menjadi stok
  • Stok bertambah saat penerimaan, bukan saat PO terbit
🔁Transfer Antar Outlet🔒 paket 3
Surat pindah gudang dengan dua tanda tangan.
  • Alur draf → transit → diterima
  • Stok keluar dari asal saat dikirim, masuk ke tujuan saat diterima; selama transit tidak bisa dijual di mana pun
  • Pengirim dan penerima sebaiknya orang berbeda
↩️Retur ke Supplier🔒 paket 3
Untuk barang yang sudah masuk stok.
  • Lima alasan: ED kurang dari 6 bulan, rusak dalam penyimpanan, salah kirim, overstock, dan recall BPOM
  • Stok berkurang saat dokumen dibuat, bukan saat kurir datang
  • Nota kredit dari PBF dicocokkan kemudian
🗑️Penghapusan Barang🔒 paket 3
Untuk yang tidak bisa dijual maupun diretur.
  • Delapan alasan: kedaluwarsa, rusak, pecah, hilang, recall, pemakaian internal, pemusnahan BAP, dan penutupan outlet
  • Pemusnahan narkotika dan psikotropika wajib bernomor BAP
  • Setiap penghapusan mencatat siapa, kapan, kenapa, dan langsung mengurangi stok
Apotek Saya4 halaman
🏪Outlet
Setiap outlet wajib punya SIA aktif dan apoteker penanggung jawab.
  • Data outlet: SIA, alamat, tautan Google Maps, jam buka, dan APA-nya
  • Akuisisi outlet berjalan — untuk apotek yang dibeli atau diambil alih, stok bawaan hasil SO serah terima diisi manual atau lewat impor CSV
  • Nonaktifkan outlet dengan valuasi aset lebih dulu: stok dipindahkan ke outlet lain, atau dihanguskan dan tercatat di kartu stok
  • Aktifkan kembali kapan saja; kuota outlet aktif mengikuti paket langganan
🗓️Jam Buka & Hari Libur
Satu default, pengecualian seperlunya.
  • Jam operasional default berlaku semua outlet
  • Override per outlet: ikut default, jam kustom, atau buka 24 jam
  • Kalender libur warisan sistem bisa dimatikan satu per satu
  • Tambah libur internal apotek sendiri, mis. HUT apotek
👥Staf & Peran
Enam peran dengan kewenangan yang berbeda.
  • Owner — semua outlet, langganan, laporan konsolidasi
  • Manajer Outlet — satu outlet, staf dan shiftnya, ketersediaan obat
  • Apoteker (APA) — resep, racikan, serah obat keras, buka/tutup shift
  • TTK / Kasir — transaksi OTC, kas dengan catatan
  • Staf Gudang & SO — defekta, terima RO, transfer, hitung opname; tanpa akses kas dan tanpa menyetujui selisih
  • Admin Back-office — paket, promo, signa, katalog; tanpa akses laci kas
  • Nomor SIPA dan STRTTK wajib untuk peran klinis — sistem menolak menyimpan bila kosong. PIN dikirim lewat WhatsApp
💳Langganan Saya
Status paket dan pembayaran sendiri.
  • Paket berjalan, tanggal berakhir, sisa hari, kuota outlet dan akun staf, serta tagihan bulanan
  • Fitur yang menyala dan yang belum, ditampilkan apa adanya
  • Upgrade atau perpanjang lewat QRIS, dengan diskon bayar 6 bulan atau setahun di muka
  • Tukar kode promo dari ApotekHijau; potongan tercermin di tagihan berikutnya
Menu terkunci tidak disembunyikan. Halaman gudang tetap terlihat pada paket yang lebih rendah, bertanda 🔒 dan berisi penjelasan apa yang didapat bila naik paket. Stok, Live SO, dan Kartu Stok tetap tersedia di semua paket.

Yang membedakan paket

Hanya tiga hal. Sisanya sama di semua paket, termasuk sinkron SATUSEHAT, stok minimum & maksimum, kartu stok, dan live stock opname.

KemampuanDemo · TrialPaket 1Paket 2Paket 3
Jumlah outlet1maks 3maks 6tanpa batas
BPJS Fornas———✓
Modul Gudang (defekta, PR/PO/RO, transfer, retur, write-off)———✓
Sinkron SATUSEHAT✓✓✓✓
Stok, kartu stok & live SO✓✓✓✓
Paket obat, promo, signa kustom✓✓✓✓
Demo vs Trial. Demo berisi data contoh dan terhapus saat masa cobanya berakhir — cocok untuk presentasi penjualan. Trial berisi data asli milik klien, sehingga naik ke paket berbayar tidak memerlukan migrasi apa pun.

Berlaku di kedua login

Kerangka aplikasi yang sama dipakai dua peran, sehingga tim dukungan hanya perlu menghafal satu pola.